Extraído do site da Revista Inforochas
Informe Jurídico
Este é um assunto aparentemente sem importância, até o momento em que o empresário se depara com pilhas e mais pilhas de caixas de arquivo e falta de espaço para mantê-las.
Em verdade, a guarda de recibos e documentos fiscais é válida para que não fiquemos à mercê de cobranças indevidas. O prazo mais comum de prescrição de dívidas é de cinco anos, conforme o Código Civil, todavia, há comprovantes que devem ser mantidos por mais tempo como os de imóvel financiado.
Considerando que a manutenção do arquivo não deixa de ser um custo, é importante saber que tais documentos não precisam ser guardados infinitamente e, após certo período de tempo, podem ser descartados.
Pois bem, em se tratando de documentos fiscais, estipula o Código Tributário Nacional que:
Art. 195. (...) – Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Logo, considerando que o código mencionado prevê o prazo de cinco anos – a contar do lançamento – para que se acorra prescrição (ocorre a prescrição quando o Estado deixa de promover a cobrança do crédito tributário), após esse período nada impede que tais documentos possam ser descartados. Contudo, deve-se alertar que essa regra tem exceções.
A primeira, é que o prazo prescricional de cinco anos é interrompido pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal, pelo protesto judicial, por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor, e por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor.
Neste caso, devem-se manter os documentos até o término do prazo de prescrição, que volta a fluir após esse período de interrupção.
Há que se ter cuidado também com a data inicial do transcurso do prazo de cinco anos. Uma vez estabelecendo o Código Tributário Nacional que esse prazo se inicia com o lançamento (= constituição definitiva do crédito tributário), devemos atentar para o fato de que apenas em 2005, com a vigência da Lei Complementar 118, pacificou-se o entendimento de que, nos tributos sujetos ao lançamento por homologação (por exemplo, ICMS), o prazo prescricional inicia-se a partir da declaração do contribuinte. Antes, por cautela, recomendava-se a guarda dos documentos por dez anos, pois a fazenda teria cinco anos a partir do fato gerador para homologar o lançamento, e mais cinco para fazer a cobrança.
Em verdade, a guarda de recibos e documentos fiscais é válida para que não fiquemos à mercê de cobranças indevidas. O prazo mais comum de prescrição de dívidas é de cinco anos, conforme o Código Civil, todavia, há comprovantes que devem ser mantidos por mais tempo como os de imóvel financiado.
Considerando que a manutenção do arquivo não deixa de ser um custo, é importante saber que tais documentos não precisam ser guardados infinitamente e, após certo período de tempo, podem ser descartados.
Pois bem, em se tratando de documentos fiscais, estipula o Código Tributário Nacional que:
Art. 195. (...) – Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Logo, considerando que o código mencionado prevê o prazo de cinco anos – a contar do lançamento – para que se acorra prescrição (ocorre a prescrição quando o Estado deixa de promover a cobrança do crédito tributário), após esse período nada impede que tais documentos possam ser descartados. Contudo, deve-se alertar que essa regra tem exceções.
A primeira, é que o prazo prescricional de cinco anos é interrompido pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal, pelo protesto judicial, por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor, e por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor.
Neste caso, devem-se manter os documentos até o término do prazo de prescrição, que volta a fluir após esse período de interrupção.
Há que se ter cuidado também com a data inicial do transcurso do prazo de cinco anos. Uma vez estabelecendo o Código Tributário Nacional que esse prazo se inicia com o lançamento (= constituição definitiva do crédito tributário), devemos atentar para o fato de que apenas em 2005, com a vigência da Lei Complementar 118, pacificou-se o entendimento de que, nos tributos sujetos ao lançamento por homologação (por exemplo, ICMS), o prazo prescricional inicia-se a partir da declaração do contribuinte. Antes, por cautela, recomendava-se a guarda dos documentos por dez anos, pois a fazenda teria cinco anos a partir do fato gerador para homologar o lançamento, e mais cinco para fazer a cobrança.
Rogério David
Advogado
Walmir Barroso & Advogados Associados
rogério@wbadv.com.br
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